Cada año que pasa las empresas, personas físicas, autónomos etc., tenemos la gran oportunidad de adquirir nuevas herramientas que nos permiten avanzar con la tecnología, como poder iniciar nuevos asuntos de manera virtual.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital fiscal, se expide y se recibe de manera electrónica estando condicionado a su destinatario.
Se origino en las legislaciones latinoamericanas que surgieron entre el año 2000 y 2005. Actualmente la factura electrónica es empleada en distintos países alrededor del mundo.
De acuerdo con la normatividad de la Factura Electrónica vigente en cada legislación, puede entregarse a la administración tributaria en tiempo real, es decir, en el momento de la operación por la que surge la necesidad de emitir un comprobante fiscal, o bien en un momento posterior de acuerdo a la periodicidad de declaraciones.
Algunos países han optado ya por obligar al uso de documento electrónico a todos los contribuyentes responsables de impuestos indirectos al consumo, otros han establecido estrategias para extender el alcance, por aspectos como actividad o sector económico.
¿Cuándo es obligatorio la factura electrónica?
En nuestro país será OBLIGATORIO depende de cuándo se apruebe el reglamento de factura electrónica.
A partir de entonces, estos son los plazos:
• 1 año para las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año
• 2 años para los autónomos y empresas con una facturación inferior
¿Y cuándo se aprobará la nueva regulación? La ley de la factura electrónica, la conocida como ley crea y crece, daba de plazo al Gobierno hasta abril de 2023.
Es previsible, por tanto, que la nueva normativa se apruebe en 2024, por lo que en 2026 deberás facturar electrónicamente como autónomo.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
Esta nueva regulación de la factura electrónica solo afecta al sector privado, es decir, a las operaciones entre autónomos y empresas privadas.
(O B2B, business-to-business, por usar la misma expresión que la Agencia Tributaria emplea para diferenciarla de la factura electrónica a la Administración pública)
Esto significa que, como autónomo, solo deberás hacer una factura electrónica cuando tus clientes sean autónomos o empresas.
Y recibirlas de tus proveedores.
¿Cuándo no es obligatorio emitir una factura electrónica como autónomo?
Como autónomo no estarás obligado a emitir una factura electrónica cuando tus clientes sean:
• Particulares
• Autónomos o empresas que no residen en España
Esto excluye de la factura electrónica situaciones propias del B2B como:
• Las operaciones intracomunitarias (con clientes y proveedores de otro país de la Unión Europea)
• Las facturas extracomunitarias (la exportación e importación con países de fuera de la UE)
La factura simplificada o ticket también está excluida de esta regulación. Menos cuando el cliente es un autónomo o empresa.
Esto último es importante si quieres deducirte gastos como las dietas o la gasolina de tu actividad.
Ya que, para que sean gastos deducibles, el establecimiento deberá emitir una factura electrónica.
Otras obligaciones y plazos de la factura electrónica
Cuando entre en vigor la factura electrónica entre los autónomos (en 2026), tendrás que cumplir con otras obligaciones.
La más importante es que, como cliente, deberás informar de los estados de la factura.
Es decir, deberás comunicar a tu proveedor:
• Si aceptas o rechazas la factura que te envíe (indicando la fecha)
• Si has hecho el pago completo de la factura y en qué fecha
Para la obligación de informar sobre estos estados de la factura, también existen unos plazos a partir de la aprobación del reglamento de factura electrónica:
• 36 meses (3 años) para las empresas que facturen menos de 6.010.121,04 € al año
• 48 meses (4 años) para los autónomos
¿Y por qué leo que la factura electrónica será obligatoria en 2025? Hablemos de Verifactu
Como te decíamos al principio, las fechas de la factura electrónica obligatoria bailan y se confunden reglamentos.
Esto se debe a 2 motivos (principalmente):
- El Gobierno tenía de plazo hasta abril de 2023 para aprobar el reglamento de la factura electrónica. De haberse cumplido el plazo, la factura electrónica hubiera sido obligatoria para los autónomos en 2025.
- A finales de 2023 se aprobó el reglamento de programas de facturación privados, que se empezará a aplicar en julio de 2025.
El reglamento de programas de facturación privados afecta sobre todo a las empresas que producen y comercializan esta clase de softwares.
Este reglamento, conocido como “verifactu”, les da hasta julio de 2025 para cumplir con unos requisitos impuestos por la ley antifraude (de lucha contra el fraude fiscal).
¿Y en qué te concierne a ti como autónomo?
Simplemente, en que, si trabajas con un software de facturación, deberás asegurarte de que este cumple con el reglamento verifactu a partir de julio de 2025.
Pero eso no quiere decir que, a partir de entonces, debas emitir facturas electrónicas con los requisitos y las obligaciones de la nueva normativa de la factura electrónica.
Es decir, que si tu programa emite facturas en formato PDF —un formato que no estará permitido con la nueva reglamentación de la factura electrónica ; estas serán igualmente válidas.
Ahora bien, deberán llevar un código QR que contenga la información de la factura.
Un código, por cierto, que será sustituido por el nuevo formato de la factura electrónica cuando esta se empiece a aplicar (en 2026).